El análisis de la situación es quizás una de las fases más importantes y en muchas ocasiones el aspecto más olvidado.  Debe ser tanto interno, como del medio que rodea a la asociación.  Si es desarrollado con rigor evitará realizar programas de captación que no se adapten a la realidad o que no respondan a las necesidades.  Con un buen análisis de la situación se evitará:

Debe realizarse sin ideas preconcebidas y “ abiertos a cualquier resultado ”, implicando al mayor número de sectores posibles: voluntarios, remunerados, directivos, coordinadores, usuarios, líderes locales, expertos...

En el análisis interno, se deben analizar los objetivos y actividades de la asociación, los programas que se están desarrollando, cual es su fin, a quien van dirigidos (se debe analizar el tipo de usuario, qué prestaciones están recibiendo, qué tipo de atención demandan, grado de satisfacción, etc.).  Este paso que puede parecer superfluo e innecesario, en la práctica es esencial para disponer de un mensaje claro y común entre los voluntarios, remunerados y usuarios, de cara a transmitirlo a la comunidad.

Un aspecto fundamental, si la asociación cuenta con remunerados , es conocer su actitud ante los voluntarios y especialmente que esperan de ellos.  Si los profesionales de la asociación son reticentes al voluntariado, existirán problemas al intentar incorporar a estos.  Pueden existir diversos factores que condicionen su actitud, y debemos conocerlos para intentar su modificación (Johnston, 1978):

Esta es sólo una muestra de factores que están influyendo en el posible recelo hacia los voluntarios.  Para evitarlos es fundamental mantener reuniones donde se clarifique el papel que va a desempeñar cada uno, qué tipo de tareas pueden desarrollar y cuáles no y sobre todo indicarles que contaran con todo el apoyo necesario.  Una técnica que puede utilizarse es mantener reuniones con los remunerados de la organización y tratar de analizar cuales son las ventajas e inconvenientes de la incorporación de voluntarios, para posteriormente analizar cuales son las tareas que pueden desempeñar. 

En cuanto a los voluntarios, deberemos conocer el número de los que disponemos en la actualidad, el tiempo que dedican, el promedio de edad, y con gran detalle una descripción de las tareas y funciones que realizan.  Es importante conocer otros aspectos que están influyendo o pueden influir en su actuación, qué tipo de formación reciben, cómo es la coordinación, de que cobertura de riesgo disponen, si conocen de un modo explícito sus derechos y deberes, etc.  También tendremos que conocer qué ha motivado a los actuales miembros de la asociación (Scheitlin y Gillstrom, 1979) a pertenecer a ella, esto dará una idea muy aproximada de qué puede motivar a otros.  El conocimiento de aquellos aspectos que motivan para pertenecer a una organización será fundamental para la captación de futuros miembros.  Por ello, se debe prestar atención a los “beneficios” que pueden recibir: oportunidad de conocer nuevos amigos, nuevas habilidades, experiencia, sentirse útiles y necesitados, adquirir nuevos conocimientos,...

Otro aspecto importante, en el análisis interno de la asociación, es el conocimiento de los medios materiales y económicos , ya que están influyendo en las actividades e imagen y, por supuesto, influirán en la captación que se realice.  Por ejemplo ¿dispondrán los voluntarios de una sala para reunirse?.  Por ello, debemos analizar la situación económica de la organización, con qué fuente de financiación contamos y, sobre todo, cuáles con las previsiones de ingresos y gastos.  La viabilidad de un proyecto radica fundamentalmente en el realismo de las fuentes de financiación.  Es necesario, por tanto, antes de su ejecución, saber que la financiación será obtenida en la cantidad necesaria y en el momento oportuno.  En cuanto a los medios materiales, debemos conocer instalaciones, locales, salas, etc., así como, el diverso material disponible para la realización de las actividades y programas.  Si no se dispone del material adecuado, debemos asegurarnos que se conseguirá en un futuro próximo

Con este análisis lograremos una visión global de la organización y de los problemas a los que deberemos enfrentarnos, esto nos será imprescindible a la hora de planificar adecuadamente la captación.

El análisis externo debe ser útil para conocer el medio donde se desenvuelve la asociación.  Qué piensan de la asociación, ideas equivocadas, estereotipos, otros tipos de asociaciones, que diferencia a la asociación de las demás, demandas más significativas, nivel de participación, etc.

Debemos comenzar conociendo que piensan de la asociación: si la imagen es negativa, o creen que se desarrollan actividades que no se hacen realmente, o se realizaban en el pasado, pero no en el momento actual, tenemos un primer problema a solucionar y debemos difundir las actividades actuales.  Si la imagen de la organización es negativa, se deben analizar los motivos y realizar acciones tendentes a su mejora, dejando para un momento más propicio la captación, ya que en este caso será muy difícil poder lograr voluntarios.  Si piensan que la organización se dedica a una actividad, que ya no realiza, o que no ha realizado nunca, se debe hacer una especial incidencia en este punto iniciando una campaña de difusión de las actividades de la organización, que al mismo tiempo pueda servir como inicio de la captación y para sensibilizar a la comunidad sobre los diferentes aspectos de nuestro trabajo.

Pero sobre todo, se debe conocer qué nos hace “ diferentes ”, que aspectos nos distinguen de otros grupos, de este modo podremos utilizar estos aspectos para marcar los elementos propios y exclusivos de nuestra organización.  Este es un aspecto importante, en un contexto donde cada vez existen mas ONG y donde en ocasiones es difícil saber que diferencia a unas de otras.

Si es posible se deben analizar otros aspectos de la zona donde se encuentra la organización como:

• Medio urbano o rural.
• Qué tipo de economía existe: de subsistencia, servicios, industrial, agrícola...
• Aspectos demográficos y pirámide de edad.
• Movimiento asociativo.
• Medios de comunicación disponibles.
• Política de bienestar social.
• Centros o puntos de reunión y encuentro.
• Nivel de participación de la población.
• Grado de concienciación sobre sus problemas.
• Demandas más significativas.
• Recursos de la comunidad de los que podemos disponer

Para la realización de este análisis se pueden utilizar censos, estudios, contactos con otras asociaciones, Administraciones, y especialmente entrevistas con líderes locales, que nos transmitirán la situación global de la zona y sobre todo la vivencia de los problemas.  Con este análisis conoceremos si existen factores de la comunidad que deben ser tenidos en cuenta a la hora de planificar la captación y que deben contemplarse en su diseño.

Un análisis de este tipo puede parecer excesivo, pero la experiencia demuestra que el fallo de muchos programas de captación (como de la mayoría de las programas) parte de un inadecuado análisis de la realidad.

El análisis de la situación nos debe mostrar cuáles son las necesidades de la asociación en materia de captación y cuáles son las técnicas de captación a utilizar.  Y especialmente indicará el número de voluntarios necesarios, y  las actividades que tienen que desarrollar.  Estando claramente definidas las actividades a desarrollar se logra fácilmente el tipo de perfil de voluntario .

Algunas asociaciones prefieren no realizar ningún tipo de perfil, ni definición de actividades.  Quizás es conveniente, adoptar una postura intermedia entre un perfil detallado y la ausencia de éste.  Se debe conocer, al menos, las características generales de las personas que queremos incorporar, especialmente si la asociación es de prestación de servicios, ya que lo fundamental en este caso es el buen desarrollo del programa, no incorporar al mayor número posible de voluntarios.  En otros tipos de organizaciones – o para otro tipo de proyectos - , como podría ser el caso de los que tienen como función prioritaria la reivindicación, pueden plantearse perfiles más amplios.  En definitiva, el debate sobre si el perfil y la descripción de las tareas, tiene que ser más o menos riguroso esta en función del tipo de tareas a desarrollar y del tipo de asociación.  Sin embargo, debemos ser conscientes que la adecuación del voluntario a los puestos debe ser correcta, ya que (Sheier):

• Los usuarios de la organización deben recibir el mejor trato posible.
• El prestigio de la organización es influido por los voluntarios que allí desarrollan su labor.
• La motivación de los remunerados y voluntarios puede desaparecer rápidamente cuando voluntarios inadecuados desarrollan las actividades.
• Los voluntarios se encuentran incómodos y sufren cuando tienen que desempeñar unas tareas para las que no se sienten capacitados.

La definición de las tareas a desempeñar tiene otra importante ventaja: la gente se ofrece voluntaria cuando sabe qué es lo que tiene que realizar.  Normalmente tienen dudas sobre si serán capaces de ser voluntarios o no, si tendrán que realizar tareas que están por encima de sus posibilidades, de sus conocimientos o de su tiempo.  Con la descripción de las tareas y del perfil en parte, este tipo de problemas estará solucionado, ya que sabrán en todo momento que se espera de ellos, y por tanto se producirá además una autoselección.  La información necesaria para definir el puesto debe incluir: nombre del puesto, como este puesto contribuye al desarrollo de los objetivos de la organización, capacidades y habilidades necesarias para su desarrollo, beneficios que puede obtener el voluntario, tiempo de dedicación, y limitaciones (aquellas tareas o acciones que no puede desarrollar un voluntario, bien por limitaciones legales o por política de la organización) (Rauner, 1984).  Con estas cuestiones tendremos la información necesaria para desarrollar adecuadamente la descripción del puesto.  Esta descripción tiene que contener al menos (Brown, 1987):

• Titulo
• Finalidad y objetivos del puesto
• Responsabilidades y deberes.
• Beneficios/Motivaciones
• Relaciones horizontales y verticales
• Sistema de supervisión y evaluación
• Tiempo requerido/Disponibilidad
• Edad/sexo
• Experiencia/formación/destrezas necesarias
• Características personales (Perfil psicológico/actitudes/valores/intereses)
• Formación necesaria a cargo de la organización
• Otros aspectos de interés

Descripción del Puesto
v Titulo
v Finalidad y objetivos del puesto
v Responsabilidades y deberes
v Beneficios/Motivaciones
v Relaciones Horizontales y Verticales
v Sistema de supervisión y evaluación
v Tiempo requerido/Disponibilidad
v Edad/Sexo
v Experiencia/Formación/Destrezas necesarias
v Características Personales
v Formación necesaria a cargo de la organización
v Otros aspectos de interés

Por supuesto, no todos los puestos se deberán definir igual.  La definición del puesto estará en función de su grado de responsabilidad que requiere (Wilson, 1988):

Puestos de alta responsabilidad:

• Definir áreas abiertas de responsabilidad y autoridad.
• Asignar responsabilidades, no especificar, enumerar tareas.
• Permitir negociar el tiempo y sus necesidades.
• Definir las habilidades y aptitudes necesarias.
• Dejar la puerta abierta para la iniciativa y la creatividad.

Puestos de media responsabilidad:

• Tareas generalmente desarrolladas en detalle.
• Definición de dedicación y las habilidades necesarias.
• Indicar las líneas de responsabilidad y autoridad.

Los puestos de baja responsabilidad:

• Deberes, dedicación y habilidades claramente definidas.
• Muy definidas las tareas-exactamente que necesita ser realizado y cuando.

También es importante analizar cuántos voluntarios serán necesarios para cubrir esos puestos.  Este análisis debe ser especialmente riguroso, pues los medios a emplear en la captación estarán en función de su número, ya que tan negativo es tener pocos voluntarios, como una gran cantidad de ellos, a los cuales no se les puede ofrecer una ocupación concreta, y que acabarán con la sensación de pérdida de tiempo y frustración.  Además, se debe conocer que necesitamos: cantidad o calidad, ya que este aspecto influirá en el sistema de captación qué se debe emplear.

También debemos considerar qué estructura necesita la organización para desarrollar la captación.  En este análisis, no debemos centrarnos únicamente en la estructura de la campaña, ya que es mucho más importante la postcampaña: ¿Quién recibirá a los voluntarios captados?  ¿Quién realizara la acogida y orientación?  ¿Cómo impartiremos la formación?  Debemos prever que el voluntario ha de estar atendido desde el mismo momento que decide acudir a la organización a demandar información.  Dicha atención incluye una correcta información, completada por una adecuada formación sobre la organización y las actividades a desarrollar y su incorporación al programa o tarea más adecuada.

Una vez definidas las tareas y los perfiles se analizará dónde se pueden encontrar los grupos que poseen ese perfil , es decir que sectores de la población interesan y donde se encuentran: universidades, escuelas, colectivos profesionales, asociaciones de vecinos, etc.  Conociendo el grupo al que la asociación se dirigirá principalmente, se conocerán cuáles son sus motivaciones y si la asociación puede ofrecérselas.  No olvidemos que la gente no se hace voluntaria sólo para dar, sino porque recibirán algo a cambio que ellos valoran.  Por ejemplo, si la tercera edad se motiva por los contactos interpersonales y el trabajo en grupo, no se les pueden ofrecer tareas que tengan que desarrollar en solitario.  Por ello, suele ser conveniente hacer un listado de los beneficios que pueden obtener los voluntarios en los puestos que deben ser cubiertos, tanto los beneficios tangibles como aquellos intangibles que no se aprecian a simple vista pero que pueden satisfacer las motivaciones de los voluntarios (McCurley y Vineyard, 1988)

También es importante analizar las posibles razones que pueden llevar al colectivo seleccionado a no ofrecerse como voluntario, esto permitirá conocer qué barreras se deben superar, y sobre qué aspectos se deben incidir.  De acuerdo con algunos estudios (Gallup, 1981) la gente dice “no” al voluntariado porque:

• Está demasiado ocupado, 46%.
• Razones de salud, 14%.
• Falta de interés, 2%.
• Falta de tiempo. 30%
• Por el trabajo, 8%.

A la hora de planificar la captación, es preciso pensar en estas barreras.  Conocer estas barreras es empezar a derribarlas.  Saber por qué unos se hacen voluntarios y otros no, ayudará a conocer a qué tipo de población debe dirigirse la captación, y qué mensaje debemos transmitir para que conecte con sus intereses.

Una vez conocido el perfil, se podrá determinar dónde pueden encontrarse más fácilmente los voluntarios que interesan a la asociación, y se puede elegir el medio más adecuado para su captación (Bortin, 1981).  No debemos olvidar, que captar es un ejercicio básico de comunicación, por tanto, se deberá determinar qué vamos a comunicar y cómo vamos a comunicar.  El qué estará en función de las necesidades detectadas, los puestos disponibles y sus características.  El cómo estará en función del sector o grupo de población al que nos vamos a dirigir y desgraciadamente de los recursos económicos de que disponga la organización.  El mensaje que se transmita será más adecuado si se cumplen estas características (Kenn y Harrison, 1990):

• Personalizar la necesidad: Normalmente se responde mejor a las necesidades que se ven como inmediatas.  El mensaje más poderoso es aquél que personaliza la necesidad, el que llega a la comunidad local, a lo inmediato de la vida diaria.
• Ilustrar cómo pueden ayudar: Es muy importante aclarar por qué se les pide que se hagan voluntarios, de este modo sabrán si pueden hacerlo adecuadamente o no.
• Aliviar ansiedades: Muchas personas dudan porque no conocen la situación que se van a encontrar.
• Informar sobre las fases del programa: Cual será el itinerario que seguirán en la organización.
• Convencer y motivar.

Existen muchos medios que se pueden utilizar, que estarán en función de los objetivos programados.  No siempre los más costosos tienen por qué ser los más eficaces, se deben utilizar tantos como sean adecuados en función del colectivo al que nos vamos a dirigir, las disponibilidades económicas, etc.  Si la organización necesita diez voluntarios ¿para que ponerse en contacto son 100 personas si se pueden lograr contactando con 20?  Algunos de los medios que podemos utilizar son (Johnston, 1978):

• Captación vis a vis.   Es el método más tradicional de captar voluntarios.  Parte de la idea de que quien mejor capta voluntarios es otro voluntario.  Es uno de los métodos más utilizados, más económico y más efectivo.  Las técnicas más empleadas son contacto directo, cartas, llamadas de teléfono, etc.  Si el programa en el que participan les motiva, es muy probable que respondan positivamente para captar más voluntarios y aquellos que capten respondan adecuadamente.  Es cierto que la captación directa y personal lleva tiempo, pero los resultados logrados pueden compensar el tiempo que requiere.  Este tipo de captación también tiene desventajas, ya que puede propiciar grupos muy cerrados y exclusivos, que funcionen más por criterios de amistad que de eficacia, resultando muy difícil a voluntarios que vienen de fuera de ese circulo integrarse en el grupo.
• Radio y televisión.   Su potencial es enorme pero, su utilización estará en gran parte determinada por los recursos económicos.  Se ha detectado que la televisión atrae más que otro medio, a la gente joven y a hombres de clase trabajadora.  La radio atrae principalmente a personas mayores, mujeres y a la clase media.
• Folletos y carteles (Wilson, 1988 ).   El material gráfico es un buen apoyo como complemento de otras acciones.  Por sí solos es difícil que tengan una gran efectividad, pero son un buen apoyo por ejemplo a una conferencia.  Su contenido y diseño debe ser claro y conciso, utilizando palabras, oraciones y párrafos cortos, con dibujos que atraigan la atención.  Se debe emplear un tono positivo y sin excesivas peticiones, ya que puede resultar contraproducente.  Siempre que sea posible debemos contar con profesionales del diseño, pues estarán dando una imagen de la organización a la sociedad.  Diseños poco elaborados darán imagen de poca seriedad y de improvisación.  Esto no quiere decir que sean folletos y carteles lujosos, sino con una apariencia agradable y bien presentados.  No olvidemos que entre el lujo y la buena presentación, existe una gran diferencia.  Se debe tener en cuenta con este tipo de material la forma y lugar de distribución, para ello se debe planificar con cuidado:

   

  ¿Cómo se distribuirá el material?
  ¿Cuánto se distribuirá?
  ¿Quién lo distribuirá?
  ¿Cuándo se distribuirá?

• Prensa diaria, boletines informativos, hojas volantes.   Estos medios son muy útiles para la inclusión de anuncios, aunque suele ser más efectivo publicar un artículo sobre las actividades de la organización, ya que el mensaje es más directo y transmite mayor información.
• Captación indirecta.   Charlas, conferencias o cursos suelen ser un método efectivo de captación.  Charlas y conferencias sobre la organización o sobre algún aspecto particular de ella, son un modo atractivo para poder captar a la gente.  Lógicamente estas acciones deben centrarse en el colectivo objeto de la captación.  Puede ocurrir que aparentemente se produzcan resultados poco visibles, pero las personas captadas tendrán un mayor conocimiento de la organización y de las actividades a realizar, que los captados por otros sistemas.  Para la realización de estas actividades se debe recurrir a expertos o voluntarios muy motivados y previamente formados, que además transmitirán un mensaje más directo y viviencial.

Un aspecto importante, es cuando debe desarrollarse la captación.  Sin duda este aspecto dependerá de factores como: posibilidades del equipo organizador, capacidad de recepción, situación de los recursos materiales y económicos, etc.  Un aspecto que en pocas ocasiones se tiene en consideración es la época del año en la que desarrollar el programa, por ejemplo, en Navidades existen una gran cantidad de campañas publicitarias, aunque es una época que parece propicia por el significado emocional de estas fechas, esto es bien conocido por las cadenas de televisión que durante esos días desarrollar telemaratones para las más variadas causas; septiembre tradicionalmente es una buen época, no así el verano ya que la población no se encuentra en su lugar de residencia habitual.

La duración es también un aspecto a tener en cuenta, parece que se obtienen mejores resultados en dos fases (Moncholi, 1985):

• Fase de impacto: muy concreta en el tiempo y con una gran incidencia de medios.
• Fase de mantenimiento: Más difusa en el tiempo y con menos utilización de medios, pero que permitirá aprovechar los efectos de la fase anterior.

La duración de las fases generalmente está predeterminada, pero en algunas ocasiones, en función de la evaluación de los resultados que se vayan produciendo, podrán alargarse o acortarse para lograr los resultados previstos.

La evaluación es imprescindible para conocer si se han logrado los resultados esperados.  Una buena evaluación debe permitir (Feek, 1988):

• Conocer los resultados obtenidos.
• Conocer que factores llevan a esos resultados.
• Analizar las causas de esos factores.
• Analizar los medios para superar esos resultados.

Tradicionalmente sólo se evalúa el número de voluntarios captados, pero otros aspectos importantes deben ser tenidos en cuenta para una evaluación más precisa (O'Connell, 1985):

• Número de personas interesadas.
• Número de personas que ingresan en la organización.
• Grado en que los voluntarios captados reúnen los requisitos necesarios.
• Período de permanencia de los voluntarios captados.
• Grado en que el diagnóstico de la situación fue adecuado.
• Desarrollo general de la captación.
• Apoyo de la organización.
• Apoyo e interés de la población.
• Comportamiento del equipo que participó en la campaña.

Esta es sólo una lista de aspectos a evaluar de un modo general.  En cada una de las campañas se deberán evaluar además aspectos específicos.  Muchos de estos aspectos no se pueden evaluar nada más realizar la captación, sino a medio plazo, una ver realizada la acogida y orientación e integrados en los programas.

Una vez puesta en marcha la campaña y cuando empiezan a lograrse los primeros resultados, es fundamental el proceso de orientación y acogida, aspecto que si no está suficientemente previsto puede hacer fracasar la campaña mejor organizada y estructurada.